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API-Anbindung: Auf dem Weg zur automatisierten Beschaffung

Bei der Beschaffung von Elektronik-Komponenten zählen bei ESO Electronic oft nicht Tage, sondern Stunden oder Minuten. Deshalb verfolgt der EMS-Dienstleister konsequent den Weg, den Prozess zu digitalisieren und damit zu automatisieren.

Ein Schwerpunkt beim Leiterplattenbestücker ESO Electronic liegt auf Rapid Prototyping. So ist es normaler Betriebsalltag, für über 200 Kunden innerhalb von fünf Tagen komplett bestückte Leiterplatten zu liefern. Wenn jedes einzelne Bauteil, das hier zum Einsatz kommt, manuell bei verschiedenen Distributoren angefragt, Preise und Verfügbarkeiten verglichen und Bestellungen aufgeben werden müssen, ist das nur mit sehr viel Manpower möglich. Um allein für einen einzelnen Artikel alle nötigen Informationen auf den Webshops von mehreren Distributoren einzuholen und ggf. Details telefonisch oder per Mail zu klären, benötigt ein Einkäufer mehrere Minuten. Geht es um hundert Bauteile, summiert sich die Recherche auf viele Stunden. "Nicht nur, dass es extrem lange dauert - die manuelle Arbeit bietet überhaupt keinen Mehrwert und die Zeit könnte für strategische Aufgaben wesentlich sinnvoller genutzt werden", erklärt Dominik Ottenbreit, Geschäftsführer ESO Germany.

Hinzu kommt: Mit der großen Mehrzahl seiner Lieferanten pflegt ESO Electronic schon langjährige Geschäftsbeziehungen. Dieser positive Aspekt hat bei der herkömmlichen Art der Beschaffung jedoch auch einen Nachteil: Den Einkäufern fallen bei bestimmten Produkten oder Produktgruppen gleich ganz bestimmte Distributoren ein. Das hat dazu geführt, dass andere Lieferanten für diese Komponenten gar nicht angefragt wurden - auch wenn sie die gefragten Bauteile inzwischen auch im Portfolio haben und vielleicht sogar attraktivere Konditionen bieten.

Selbst entwickeltes Warenwirtschaftssystem

Um den Beschaffungsprozess weitgehend zu automatisieren, so erheblich zu beschleunigen und transparent stets alle relevanten Distributoren anzufragen, hat ESO ein eigenes Warenwirtschaftssystem entwickelt. Das Programm enthält für jeden Distributor und Lieferanten speziell geschriebene Software, die sich an deren verschiedene APIs (Application-Programming-Interface) andockt. Über diese Schnittstelle lassen sich Informationen 1:1 maschinenlesbar übertragen. Damit hat ESO die Voraussetzungen geschaffen, um automatisierte Anfragen an eine ausgewählte Zahl von Distributoren zu senden.

Das System von ESO Electronic ist jedoch erst die halbe Miete: Nur wenn die Distributoren die entsprechenden Daten ebenfalls in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und eine API haben, funktioniert der Datenaustausch. Rutronik24 bietet seit 2016 über den Web­shop rutronik24.com ein API. Hierfür genügt es, nach dem Login bzw. der Registrierung das API-Manual herunterzuladen und den persönlichen API-Key anzufragen. Diesen gibt man über den Browser ein und erhält im XML- oder JSON-Format den Stück- und Staffelpreis in verschiedenen Währungen, den tagesaktuellen freien Lagerbestand und die Standardlieferzeit, Mindestbestellmenge sowie Verpackungseinheit und -art (Bulk, Reel, Tube), die Gehäuse-/Bauform, den Beschreibungstext für das Produkt sowie den Rutronik-Matchcode.

Vorreiter in der API-Nutzung

ESO Electronic gehörte zu den ersten Rutronik24-Kunden, die das API nutzten, und hat deren Weiterentwicklung aktiv mit vorangetrieben. "Es ist sehr klar geschrieben und einfach gehalten, die Dokumentation leicht verständlich, sodass wir die Anbindung innerhalb weniger Tage realisiert hatten. Wenn es mal technische Fragen gegeben hat, stand uns immer ein Ansprechpartner zur Verfügung", beschreibt Dominik Ottenbreit.

Anfangs waren die Antwortzeiten der API mit bis zu 30 Sekunden jedoch noch relativ lang. Dominik Ottenbreit hat das Thema bei einem Besuch bei Rutronik24 in Ispringen angesprochen. Der Team Leader Field Sales bei Rutronik24, Marek Fuchs, erinnert sich: "Wir haben von ESO einige Auswertungen bekommen, was uns bei der Optimierung des Systems sehr geholfen hat. So konnten wir die Antwortzeiten ziemlich schnell erheblich reduzieren." Heute liegen sie in der Regel unter einer Sekunde. Der Einkauf erhält innerhalb weniger Sekunden eine Liste mit Preis und Verfügbarkeit von jedem Lieferanten, wobei der günstigste Preis ganz oben und hervorgehoben erscheint, daneben der marktübliche Preis zum Vergleich. Damit sind in kürzester Zeit komplette Stücklisten bepreist und das System wählt automatisch die entsprechenden Lieferanten. Bei projektbezogenen und kostspieligen Artikeln ist allerdings nach wie vor manuelles Handeln erforderlich, denn hier können Preise erst dann geliefert werden, wenn der Hersteller die entsprechenden Informationen an den Verkauf weitermeldet.

Derzeit fallen bei ESO Electronic in drei Monaten durchschnittlich über 100.000 API-Anfragen an. Dabei erhält der EMS-Dienstleister bei Rutronik24 immer automatisch seine attraktiven individuellen Preise. "Aufgrund der API-Integration und der ausgezeichneten, intensiven Betreuung durch die Außen- und Innendienstmitarbeiter ist Rutronik24 in den letzten drei Jahren zu einem unserer wichtigsten Lieferanten geworden", erklärt Dominik Ottenbreit.

Nächste Stufe: Automatische Bestellung

Mit der automatisierten Anfrage ist jedoch noch nicht Schluss, ESO Electronic hat bereits die nächste Stufe im Blick. Dann soll der im ESO-Warenwirtschaftssystem erzeugte Warenkorb auch die Bestellung über die API bei Rutronik24 auslösen. Bislang muss diese noch manuell eingegeben werden.

Komponenten gibt es auf www.rutronik24.de.

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